5.1一般规定
55.1.1采购部的划分
55.1.1.1中的国内采购:国内采购部负责。
55.1.1.2中的外包:国外采购部负责，进口业务部负责。
总经理或经理55.1.1.3可以直接与供应商或代理商就重要材料的采购进行谈判。必要时，经理或总经理将指定专人或指定部门协助采购项目所需的材料。
52.采购运作模式
除一般采购方式外，采购部门可根据物资用途和采购特点选择以下最有利的采购方式之一:
55.2.1集中采购计划:有常用物资的，集中计划采购更有利，物资项目可以审批，通知采购部门按计划提交请购单，由采购部门定期集中采购。
55.2.2长期报价采购:对于使用频率高、用量大的物资，采购部门应提前选定生产厂家，商定长期供货价格，提交后通知请购部门根据需要进行请购。
5.3采购作业的处理周期
采购部根据采购区域、物料特性和市场供求情况，分类制定物料采购作业的加工周期，并通知各相关部门参考。如有变更，应立即更正。
5.4国内采购业务的处理
5.4.1询价、价格比较和议价
55.4.1.1的采购经理在收到“请购单(内部采购)”后，根据采购案例的先后顺序，参考市场情况、以往采购记录或厂商提供的资料，分析后选择三家以上的供应商进行比价或谈判，经批准后再进行电话询价。
如果55.4.1.2制造商所报的规格与请购材料的规格略有不同或者是替代品，采购经理应在“请购单”上附上简要信息并加以证明。主管部门签发后，由使用部门或请购部门签署意见，然后提交审批。
如果55.4.1.3超额交货(如最低采购量超过请购量)，经议价后，由采购经理在请购单“询价记录栏”注明，经主管签字后提交审批。
整理好55.4.1.4厂家的报价资料后，经办人员要进行深入分析，并通过电话与厂家洽谈。
55.4.1.5采购部接到请购部门电话联系的紧急采购案件时，主管应立即指定经办人员先行询价议价。收到请购单后，按一般采购程序办理。
对于55.4.1.6“委托检验”的采购条件，采购经理应在“请购单”中注明与制造商商定的付款条件，以供批准。
5.5提交和批准
55.5.1询价完成后，采购经理在请购单上填写询价或议价结果，拟定订货厂商的交货期和报价有效期，由主管审核，并按请购单审批权限批准。
55.5.2采购审批权限
注:所有纳入固定资产管理的采购项目，都要以“财产性支出”的审批权限报批。
5.6订购
55.6.1采购经理在收到批准的请购单后，应在采购订单中向制造商下订单，并通过电话或传真确认交货(到达)日期。同时，要求供应商注明采购申请号和交货单上的包装方法。
55.6.2如果货物分批交付，采购经理应在“请购单”上加盖“分批交付”戳记，以示识别。
55.6.3当使用临时贷款进行采购时，采购经理应在“请购单”上加盖“临时贷款采购”章以示识别。
5.7进度控制和交易联系
57.1国内采购部应分为询价、订货和交货三个阶段，用“采购进度控制表”控制采购作业的进度。
5.7.2当采购经理未能按既定进度完成作业时，应填写“异常进度应对表”并注明“异常原因”和“预定完成日期”，经主管批准后转发给采购部，并根据采购部意见制定对策。
5.8整理付款
5.8.1物资管理部将填好的《领料申请单》连同《材料检验报告单》(该部分可免填《材料检验报告单》,需在《材料收货单》上盖章)一起发送给采购部。与发票核对无误后，由主管在第二天之前送到会计部。会计部门应在结账前完成付款手续。如果材料是分批接收的，则必须在第一批材料接收后将“请购单(内部采购)”的会计副本发送给会计部门。
55.8.2如果内部采购的材料需要进行试运行测试，合同规定的部分按照合同规定支付，未合同规定的部分按照采购部批准的付款条件支付。
5.8.3如需补交，请购部门根据实收数量进行安排和支付。
5.8.4超额交货应由主管核实后才能按实际数量付款，否则只能按订购数量付款。
59处理海外采购业务(包括进口事务和海关事务)
5.10询价、价格比较和议价
5.10.1外包部应整理“请购单(采购)”的需求日期和紧急部分，并根据供应商信息，参考市场情况和以往询价记录，进行电话或传真询价。但由于特殊情况(独家制造或代理等。)，应在“请购单(采购)”中注明，原则上应经过分析后与三家以上供应商询价、比价或议价。
55.10.2若需采购的材料规格复杂，外包部应附上各厂商所报材料的重要规格并签署意见，再与采购部确认。
55.11提交和批准
5.11.1比价和谈判完成后，外包部填写“请购单”，拟定“订货厂商”、“预定出货日期”等。，连同厂家报价资料，按采购审批权限送采购部审批。
5.11.2审批权限
55.11.2.1采购总额折合人民币×××(含)CIF美元的，由主管部门负责人审核决定。
如果55.11.2.2的采购金额相当于CIF美元总价的×××元以上，由总经理批准。
55.11.3采购案批准后，若采购的数量和金额发生变更，采购部应按变更后的采购金额所需的审批权限重新报批；但修改后的审批权限低于原审批权限的，仍应由原审批机关批准。
5.12订单和合同
55.12.1“请购单(外协)”经批准并送回外协部后，由外协部向厂家订货，并办理各种手续。
55.12.2如需与供应商签订长期合同，外包部应签订并准备长期合同，并按采购审批权限报批。
55.13进度控制和异常处理
55.13.1外包部门应使用“请购单(外包)”和“采购控制表”控制外包作业进度。
55.13.2当每项作业进度延迟时，外包部门应主动开出“进度异常及应对单”，记录异常原因及对策，并据此修正进度，通知采购部。
55.13.3当外包案例的“出货日期”延迟时，外包部门应主动联系供应商催交，并开“异常进度响应表”记录异常原因及对策，通知采购部，根据采购部意见进行处理。
5.14进口签证前的项目申请[批准“采购申请”后]
55.14.1特殊项目进口机器设备的申请特殊项目进口机器设备时，外包部应准备好申请签发进口许可证的全部文件，并在申请函中要求国家有关外贸部门在进口许可证上加盖“中国无生产系统”印章和批准章，以便进口单位向海关申请特殊项目进口和分期缴纳税款。
55.14.2外购外协部进口度量衡及管理物项时，应在申请“进口许可证”前准备好“报价单”等相关资料，并送进口单位向政府申请批准进口。
5.15进口签证
外购物料订货后，外包部应立即向进口商提交请购单(外包)及相关申请文件进行签证申请(如需在一周内完成结汇，请填写紧急外包案件联系单)。进口商应在预定日期向“国家有关外贸管理部门”申请签证，并在“进口许可证”获得批准时通知外包部。
5.16进口保险
55.16.1 FOB进口情况在FOB、FAS、C&F条件下，进口商应根据外包部在“请购单(外包)”中注明的保险范围办理进口保险。
55.16.2进口商应在“请购单(外包)”上标注保险公司指定的公证银行，以便在货物进口必须公证时，进口商可以联系指定的公证银行进行公证。
5.17进口运输
55.17.1 FOB离岸价和FAS入境港零件，进口商(船务代理)在收到请购单(外包)时，原则上应根据其“装运港”和“装运期限”并参考装运资料，选择三家以上的船公司或承包商，以便进口货物可以用柔性船装运。
55.17.2进口商(船务代理人)应向进口结算代理人提供所选择的船公司或合同货物的名称，该名称应列在“信用证开发申请书”中，并作为信用证条款指示托运人装运。
5.17.3若出口口岸偏远或使用部门急需，为避免延迟到货，外包部门应在“请购单(外包)”上注明，避免在信用证中指定船公司，指定发货人代为安排装运。
5.18进口结汇
进口商根据“请购单(采购)”中标注的“开证日期”结汇，并在开证后通知外包部通过“发展信用证快递”与供应商联系。
5.19税收
55.19.1申请免除商品税和“工业证书”
对从55.19.1.1进口的可免征消费税的货物，外包部门应在《进口许可证》批准后，提交必要的文件，向税务所提出申请，并在取得批准函后，向海关申请免征消费税。
除55.19.1.2“免国家有关行政部门证明办理保税免税进口”的项目外，外包部门在开出“信用证”后，应向国家有关行政部门申请“非塑料用途”证明，以便向海关申请按工业品税率缴纳进口关税。
55.19.1.3特殊进口关税预测及分期缴税申请外包部在进口前向海关提交关税预测相关文件，经批准后办理分期缴税及担保手续。
5.20输入许可和信用证的修改
当供应商公司要求修改“进口许可证”或“信用证”时，外包部应打开“信用证，进口许可证修改申请”，并连同修改申请文件一起提交给进口事务部。
55.21装运通知和交付文件的提供
55.21.1外协部收到供应商有关船名和装运日期的通知后，应立即填写“装运通知”，分别通知采购部、物资管理部和相关部门。
55.21.2外包部收到供应商的装运和交付文件时，应检查“进口许可证”和相关文件，并将“装运文件处理单”发送给进口商进行交付签注。
55.21.3发货签注完成后，外包部核对“进口许可证”和发货等相关单据，凭“发货单据处理单”办理报关发货。
55.21.4管理进口货物放行证书的申请:
外包部门在管理进口货物时，应在收到装运单据后，向政府主管部门提交必要的文件，以申请“进口放行证明”或“进口护照”进行报关和交付。
5.22进口申报
5.22.1海关部门收到请购单(外包)和报关单单据后，视购销、保险、税率等情况，连同报关单单据一起填写《进口申报处理单》，委托报关行办理报关手续，同时开出《外包到货通知单》(含外包材料入库单)，送材料仓库签收。
55.22.2进口货物未结汇的，进口商(邮寄包裹的总务部)在收到到货通知时查明名称、数量等信息，外包部确认需要提货者办理报关提货。如属无价进口料件、补货退换料件补偿，海关部门开“采购到货通知单(含采购料件收据)”通知收货部门办理领料，其他料件由收货部门收到联系单后送加工部门。
5.22.3在缴纳关税之前，进口单位应核对关税和税率，并申请临时贷款支付。
55.22.4如果海关评估的税率与进口商评估的税率不一致，进口商应立即通知外包部门提供相关资料，在海关核实税款后14天内以书面形式向海关提出异议，申请复审，并申请支付和交付临时贷款。对于货到付款的情况，进口商应根据“进口报关跟踪表”进行记录，以督促核销。
55.22.5对于有税务核算的进口案件，进口商应根据“请购单(外包)”在报关时提交必要的单证，并将核算信息记录在“税务核算金额记录表”和“税务核算金额控制表”中。
55.22.6对于船上接运的进口物资，进口商应在货物到达前完成纳税或会计手续，以便船到港后立即接运。
5.23报关时间表控制
海关部门要分报关、报检、评税、缴税、放行五个阶段，用“进口报关单跟踪表”控制通关进度。
5.24公证
55.24.1各公司相关业务部门根据物资进口索赔记录和物资特性等因素对物资物项(如采购的大宗物资)进行判断，并通知进口商在物资进港时与公证处一同前往公证处。
55.24.2如果采购的物资经海关检查或到达工厂后发现短损，符合索赔条件，进口商在接到报关行或物资仓库的通知时，应联系公证处进行公证。
55.24.3进口货物公证时，进口商应配合公证后的索赔处理限制，并取得公证报告，分发给有关部门。
5.25汇款提款
55.25.1外包部根据进口料件的装运情况判断信用证剩余金额无装运可能时，应在提供报关单证时提示进口单位，进口料件放行并收回进口许可证后，应出具信用证退款通知，连同进口许可证一起送进口事务部办理退汇。
55.25.2若退汇金额较大，但信用证未到期，外包部应向供应商索回信用证正本，并寄给进口商办理退汇。
5.26索赔
55.26.1外协部门收到异常收货报告(“材料检验报告表”或“公证报告”等)。)，应立即填写“索赔记录表”并连同索赔材料一起提交给索赔处理部门。
55.26.2如果船公司或保险公司是索赔的对象，进口商应处理索赔；当供应商为索赔对象时，由外包部处理。
5.26.3索赔案件完成后，应按原采购审批权限提交“索赔记录表”并存档。
5.27退货或换货
55.27.1当采购物料需要退换货时，采购部门应及时通知进口商在政府规定的期限内向海关提出申请。
55.27.2外协部负责出口和进口的复运事宜，出口和进口签证、运输和保险申报等事宜委托出口单位和进口单位合作。
55.27.3进口退回物料应按照本节的相关规定进行处理。
55.28价格和质量审查
5.28.1价格审查和市场信息的提供
55.28.1.1采购部应对主要材料的市场和报价进行调查，建立生产厂家信息，作为采购和价格审核的参考。
55.28.1.2采购部应对企业各单位相关部门提出的重要物资项目提供市场信息，作为物资库存管理和价格确定的参考。
质量审查
采购单位应对企业所用材料的质量进行审查(如选材和质量检验)。
异常处理
评审过程中，如发现异常情况，采购单位评审部门应立即填写“采购事务意见回复处理表”(或附上报材料)，并通知相关部门进行处理。
55.29补充条款
5.29.1本办法经总经理批准后实施，增补和修订时同样适用。
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