1.客户询价:一般在客户下单之前，会有相关的订单询价，供业务部门了解一些细节。
2.报价:业务部门会及时回复客户的询价，确定货物的名称、型号、生产厂家、数量、交货期、付款方式、包装规格、柜型，Performa Invoice会向客户进行正式报价。
3.获得订单:经过谈判，从客户处收到正式订单采购订单。
4.下生产订单:客户订单确认后，向工厂下订单，安排生产计划。
5.业务审批:业务部门接到订单后，先做业务审核单。根据“出口合同审核表”如实填写项目，并尽量列出各种预计费用。客户订单的传真和与工厂的采购合同应附在合同批准中。审核表应由业务员签字，部门经理批准，然后提交管理人员审批后才能执行。如果金额较大，或者有预付款、佣金等条款，必须经公司总经理批准。合同批准后，制作销售订单，交给部门流程人员跟进。
6.下达生产通知:交货日期确定后，满足以下条件时，业务部门可以下达生产通知，通知工厂按时生产:
(1)如果客户用信用证付款，通常在交货日期前一个月确认收到信用证。收到信用证后，业务员和凭证员应分别审核信用证，检查是否有错误，是否能保证交货日期，以及其他可能出现的问题。如果有任何问题，应要求客户立即修改信用证。
(2)如果是T/T支付客户，确定定金已经到账。
(3)如果是开户客户，或者通过银行承兑交单等方式收汇。，需要经理确认。
7.检验7.1:交货日期前一周，通知公司检验员检验货物。7.2:如果客人希望自己或指定的检验员检验货物，应在交货日期前一周要求客户检验货物，并将检验日期通知企划部。7.3:如果客人指定第三方检验公司或公正的银行验货，应在交货期前两周联系检验公司预约检验时间，确保时间安排在交货期前。确认后，通知工厂检查时间。
8.准备基本文件。工厂提供的包装材料、制作出口合同、出口商业发票、装箱单及其他文件(应由业务跟单员制作并交给认证员)。
9.商检:如果是国家法定商检产品，在向工厂订货时需要说明商检要求，提供出口合同、发票等商检所需资料。而且以后要通知工厂产品的出口口岸，以便工厂办理商检。你应该在交货前一周拿到商品检验和换货证书。
(以下是发货流程)
10.租船订仓:10.1。如果与客人签订的合同是FOB中国，通常客人会指定运输代理或船公司。尽快联系货代，告知发货意向，了解要安排的出口口岸，船期等。q确认工厂的交货是否能在开航日期前至少一周，装船日期是否能满足客人要求的交货日期。应在交货日期前两周向货运公司发出书面订舱通知，订舱纸通常可在开航前一周拿到。10.2.如果运费由卖方支付，装运日期、运费率、启运港等。应尽快咨询货运公司或船运公司。经过比较，选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，并告诉业务员通知客人。如果客人不同意，选择另一家客人认可的船公司。开航前两周书面定仓，程序同上。10.3.如果货物不够一个小柜子，需要散装货，向货代公司预订散装货仓位。当你拿到仓单的时候，你还应该知道截止时间，仓储和报关要求等。10.4.向运输公司订舱时，一定要传真一份书面订舱单，注明预定装运日期、柜型和数量、目的港等。，避免出错。
11.布置牵引柜:
(1)货物准备好并检验合格后，委托拖车公司提货包装。拖车公司应选择安全可靠、价格合理的公司签订长期合作协议，确保安全准时。将以下信息传真给拖带公司:订仓确认函/柜放行纸、船公司、订仓号、拖带柜委托书，注明装货时间、柜型数量、装货地址、报关行、装货港等。如果有检验公司看装柜，要特别声明不能迟到。并请求返回一个柜台信息，注明柜台号、车牌号、司机及联系电话等。
(2)传真一份装车资料给工厂，写明装车时间、柜型、订单号、订单号、车牌号、司机联系电话。
(3)要求工厂在集装箱出厂后尽快传真一份装船通知给业务部门，说明集装箱的离港时间、实际装船数量等。，并将包装号和封条号记录为提单的信息。要求工厂装车后记得封柜。
12.委托报关:同时将报关所需材料交给合作报关行，委托出口报关，改关验放。通常有两天的报关时间(在船只被拦截之前)。在托运报关的时候，你要提供一个集装箱装载信息，包括装载的货物和数量，港口，船公司，订舱号，集装箱号，开船和关船的时间，拖车公司，集装箱类型和数量，我公司的联系人和电话等。
13.获取运输单据:13.1。最迟在开船后两天内将提单的补充内容传真给船公司或货代。根据信用证或客人的要求补料，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求，包括船公司随提单出具的装船证明。3.2.敦促船公司尽快出具提单和货运单样本。仔细检查样品后，以书面形式向船公司确认提单内容。如果提单需要客人确认，先将提单样本传真给客人，确认后再要求船公司出示正本。13.3.及时支付运杂费，付款后及时通知船公司取得提单等运输单据。运费的支付应该登记。
14.准备其他文件:
(1)商业发票:在信用证要求的单据中，对商业发票的要求最为严格。发票日期应确定在签发日期之后，交货日期之前。发票上的货物描述应与信用证上的完全一致，小写和大写金额都应正确。信用证上的发票条款应该显示出来，装运标志也应该显示出来。如果发票需要对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
(2)格式原产地证书:交货前应向检验检疫局申请格式原产地证书。需要注意的是，装运日期应该在信用证的交货日期和装船日期之前，发票日期之后。如果不能在装船前办理，需要提供报关单、提单等单据，才能办理出后证。对于经香港转运的货物，通常由香港的中国商品检验公司会签A证，证明货物没有在香港再加工。
(3)一般原产地证书:一般原产地证书可以在中国贸促会办理，要求较低。交货后短时间内可以补办。如果原产地证书需要大使馆签字，要像发票一样提前20天办理。
(4)装运通知:一般要求在开航后几天内通知客人装运的详细情况，包括船名、航班号、开航日期、预计到达日期、货物及数量、金额、件数、唛头、目的港代理人等。有时，信用证要求交货证明，如传真报告、寄信表格等。，而且要在客人要求的时间内办理。
(5)装箱单:装箱单应清楚地表明货物的包装情况。显示每个箱子的数量，毛重，净重和每个箱子的外箱尺寸。根据外箱尺寸计算的总体积应与标注的总体积一致。应该显示唛头和箱号，以便客人可以很容易地找到。装箱单的重量和体积应与提单一致。
15.文件的提交:15.1。如采用信用证收汇，应在规定的提示时间内准备好所有单据，并严格审核单据，确保无误后，再提交银行议付。15.2.如果采用电汇方式收汇，在取得提单后会立即将提单传真给客人付款，确认余额后会将提单正本等单据寄给客人。15.3.如果T/T收外汇，要求收全款才能做柜面，需要等付款后再安排拖柜。你可以在拿到提单后马上把正本提单寄给客人。
16.企业登记:每一笔出口业务完成后都要及时进行登记，包括电脑登记和书面登记，以便以后查询和统计。
17.文件归档:所有文件、信用证和谈判文件必须保存以备将来参考。18.跟单文员要注意收集运价变化、出货日期、航线等信息。平时以此为业务员报价提供帮助。
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