中的采购单据状态及其控制 摘要:介绍了Oracle Purchasing模块中采购单据的管理和控制，并结合实例分析了在各个状态下可以采取的控制活动以及控制活动对单据的影响。 关键词:ERP；采购管理；采购文件；文档状态；文件控制库分类号:C931.9文件识别码:b文章号:1004-4620(2005)05-0051-02 Oracle ERP中采购文件的状况及其控制李颖(济南钢铁有限公司设备部tment，中国济南250101)摘要:介绍Oracle采购模块中采购文件的管理和控制。为了实现对文件的有效控制，结合实例分析了不同条件下可采取的控制活动及其对文件的影响。关键词:企业资源计划；采购管理；采购文件；文档状态；文件控制1引用，随着日益激烈的经济全球化和市场竞争，ERP管理已成为中国企业管理的热点。 为了充分利用最新的信息技术，全面改进、优化和规范各项管理工作，建立适应信息化需求的扁平化高效组织管理模式，济南钢铁股份有限公司(简称济钢)于2003年2月启动ERP项目，ERP一期工程包括采购、销售、库存和财务模块于2004年初上线。 济钢ERP选用Oracle公司的Oracle 11.5.9。经过一年的运行，取得了明显的效果。 2文档状态Oracle Purchasing，即采购管理，是ERP的重要组成部分。其主要功能是编制采购需求计划，根据计划创建采购订单，跟踪订单的执行情况，处理订单的接收和退货，建立和维护供应商档案等。，包括整个采购活动的各个方面。 主要采购文件包括申请、标准和计划采购订单、采购协议和分销。 单据的审批状态如下:(1)未完成:指未完成的采购单据，即已在单据录入窗口录入并创建了单据，但未提交审批。 (2)处理中:进入单据编辑窗口后，处于审批工作流中，已提交审批的单据。 (3)已拒绝:审批工作流中被审批人拒绝的单据。 (4)退回:请购单被采购员退回。 (5)需要重新审批:采购订单和配送审批后，如果制单人修改了单据的主要数据，系统会自动将单据状态修改为需要重新审批，制单人重新提交单据进行审批后，才能对订单进行进一步处理。 3单据控制在Oracle Purchasing中，单据的控制活动主要包括删除、取消、暂挂、关闭和冻结。 通常，只有文档创建者有权访问和修改文档，而其他人只能分配查看文档的权限。 (1)删除 对于尚未提交审批的单据，您可以在单据创建窗口中直接删除整个单据、单据行和发运。 对于提交审批的单据，可以删除稍后添加的未批准的行、发运和分配。 删除后，与订单关联的申请将自动返回至申请集，这些未执行的申请可以通过使用“自动创建单据”窗口重新分配至其它采购订单或发放。 执行删除操作后，单据数据将直接从系统中删除，在相应的界面和数据表中再也找不到。 (2)取消 通过完全或部分取消单据题头、行、发运和分配，单据创建者可以终止或部分终止与供应商的现有合同关系。 如果采购订单实体被取消，则不能接收或支付被取消的材料和服务，但可以支付取消前收到的订单。 此外，不能修改已取消的实体或其组件。 如果申请行有关联的采购订单，则不能取消该行。 取消是不可撤销的操作。您只能在所有必需的活动完成后取消文档或其组件。 取消单据后，单据汇总界面仍会显示相应的数据，但不能访问单据。 通过系统设置，采购员可以在取消订单的同时取消请购单，否则请购单会自动返回到请购单集。 [下一步]例如，如果您向某个供应商订购了某个物料A和B，然后由于设计更改而不再需要该物料B，您可以取消包含该物料B的订单行。 如果物料A的订购数量为30件，但生产只需要20件，在接收20件并完成后续交易后，可以取消订单行，剩余的10件将被取消，而接收的20件仍然有效。 (3)最终关闭 最后，您可以关闭已完成的单据、行和装运，以防止单据被修改或执行。 单据最终关闭后，不能在相应的录入表单窗口中访问该单据，并且不能对最终关闭的实体执行以下活动:接收、转移、检验、交付、更正已接收数量、开票、退回供应商或退回接收。 您可以批准包括最终关闭实体的文档，但不能批准在题头层最终关闭的文档。 您可以打印最终关闭的文档。 关闭单据后，与订单关联的申请不会自动返回至申请集。 最终单据关闭是Oracle Purchasing系统的一项内部控制活动，不会影响与供应商的合同关系，即与供应商的合同关系仍然有效。 关闭是一个不可逆的活动。只有当所有必需的活动完成后，才能关闭文档或其组件。一般不推荐这个活动。 (4)保持和释放保持 只有处于“处理中”状态的文档可以被暂挂。取消单据审批时，单据暂挂可以防止打印、接收、开票和进一步审批，直到取消暂挂。 比如采购订单提交审批后，发现合同条款存在一些问题。在与供应商谈判的过程中，您可以先“暂挂”单据，待问题解决后再执行“解除暂挂”。 (5)冻结和解冻 如果要防止对采购订单进行任何修改或其它活动，可以冻结采购订单，这只能在题头层和发放层执行。 采购订单冻结后，仍然可以接收和支付订购的货物。 如果您想阻止接收发票或将发票与此采购订单匹配，您应该取消或最终关闭采购订单。 冷冻是可逆的操作。您可以通过在控制单据界面执行解冻来解冻单据。 无法在输入表单中访问冻结订单。 (6)关闭、接收和发票关闭 Oracle Purchasing可以根据系统的“采购选项”窗口中指定的控制选项(接收关闭允差、接收关闭点和开票结算允差)自动关闭接收和开票。 一旦指定行的所有发运都关闭，Oracle Purchasing将自动关闭该行；指定题头的所有行关闭后，Oracle Purchasing将自动关闭单据。 除了系统自动关闭外，您还可以在单据控制界面中手动关闭收据或发票，以控制一定期间内的订单收据和发票。 例如，系统将闭合公差设置为95%。如果订购了100件产品，但收到了96件，系统将自动关闭该行的接收。 如果供应商第一批发了94件，而采购员认为剩下的6件不能再要了，可以在文件控制界面手工关闭收货，那么这一行就不能再收货了。 关闭后，您可以在文档控制界面重新打开文档。 4检查文件控制的适用性和控制状态表1显示了应用程序和标准采购订单允许的有效控制活动。 表2显示了文件控制的状态检查。 1 & nbsp单据控制适用性当前单据类型取消最终关闭关闭关闭关闭关闭关闭接收冻结确认标准采购订单表头√√√√√√√873 & nbsp；& nbspPO标准出货√√√√√√& nbsp；& nbsp√套餐协议表头√√√& nbsp；& nbsp√√√一揽子协议线√√√:& nbsp；& nbsp& nbsp& nbsp发行头√√√& nbsp；& nbsp√√√√√& nbsp；& nbsp√申请表头√√& nbsp；& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp行√√& nbsp；& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp2 & nbsp单据控制状态检查当前单据状态取消最终关闭关闭打开发票关闭接收关闭冻结暂挂未完成:& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp√处理:& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp√批准√√√& nbsp；√√√前置审批√& nbsp；& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp√拒绝√& nbsp；& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp√需要重新审批:& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp√Hold & nbsp；& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp冻结& nbsp& nbsp√& nbsp；& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp取消& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp 终于被封了:& nbsp；& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp& nbsp打开√√√& nbsp；√√√已关闭& nbsp√& nbsp；√& nbsp；& nbsp√√发票关闭√√√√& nbsp；√√√接收关√√√√√& nbsp；√√& nbsp；& nbsp& nbsp在Oracle Purchasing中，不同的单据类型和实体允许不同的控制活动。相同的单据类型，不同的状态，可执行的控制活动是不同的。 当选择一个控制活动时，系统会检查单据的执行状态，验证单据状态是否有效，从而决定所选择的控制活动是否可以执行。 免责声明：本网部分内容来自互联网媒体、机构或其他网站的信息转载以及网友自行发布，并不意味着赞同其观点或证实其内容的真实性。本网所有信息仅供参考，不做交易和服务的根据。本网内容如有侵权或其它问题请及时告之，本网将及时修改或删除。凡以任何方式登录本网站或直接、间接使用本网站资料者，视为自愿接受本网站声明的约束。
下一篇：钼靶检查(钼靶)
上一篇：乙醇()属于何种级别的毒性(溶于水吗)
